Bagaimana Sistem Informasi Dalam Perusahaan

Menurut Jones and George (2003:331) mengenai pengertian pengendalian (controlling) ini, Pengendalian adalah proses dimana para manajer memantau dan mengatur bagaimana sebuah organisasi dan segenap anggotanya menjalankan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien dan efektif. Dalam pengendalian, para manajer memantau dan mengevaluasi apakah strategi dan struktur organisasi bekerja seperti yang dikehendaki, bagaimana hal-hal tersebut dapat ditingkatkan dan bagaimana harus diubah jika tidak bekerja.

Terdapat empat langkah utama dalam pengendalian organisasi yaitu:

1.       Menetapkan standar (Establishing Standards)

Yang dimaksud menetapkan standar adalah sasaran atau target yang dicapai dalam menjalankan fungsi manajemen. Digunakan untuk evaluasi kinerja suatu unit kerja, departemen atau organisasi secara keseluruhan. Standar diklarifikasikan menjadi 2 jenis, yaitu Tangible (terukur atau nyata, contohnya standar waktu yang harus dicapai, standar biaya, dll.) dan Intangible (tidak terukur atau tidak berwujud, contohnya sikap dan tingkah laku karyawan, penyimpangan pekerjaan karyawan, dll).

2.      Mengukur kinerja (Performance Measurement)

Menajemen dapat lebih mudah mengukur kinerja bila unit/satuan kriteria kinerja sudah ditentukan. Pada pengukuran kinerja harus berada pada unit atau satuan yang sama dengan kriteria yang sudah ditentukan dan terdefinisi dengan baik.

Contohnya untuk menentukan standar produksi dalam bentuk satuan persentasi (%) maka harus tetap menggunakan persentasi (%) untuk mengukurnya.

3.      Membandingkan kinerja actual dengan Standar yang ditentukan (Comparison of actual and standard performance)

Langkah perbandingan merupakan langkah aktif yang harus dikerjakan oleh manajemen. Penyimpangan dapat didefinisikan sebagai kesenjangan antara kinerja actual dengan target atau standar yang ditetapkan. Seorang manajer harus mengetahui bentuk penyimpangan yang terjadi dan penyebab terjadinya penyimpangan. Manajer juga harus mengetahui dan membedakan penyimpangan minor dan penyimpangan utama yang harus segera diambil tindakan.

Contohnya bila terjadi kenaikan produk dari target 10% menjadi 20% maka penyimpangan tersebut dapat dikategorikan penyimpangan minor, tetapi jika tangkat cacat suatu produksi bulanan yang meningkat secara terus menerus maka dapat dikategorikan sebagai penyimpangan besar yang harus segera diambil tindakan perbaikannya.

4.      Mengambil tindakan koreksi/perbaikan (Taking Corrective Action)

Setelah diketahui penyimpangan yang terjadi dan penyebab penyimpangan terjadi maka tahap selanjutnya adalah mengambil tindakan perbaikan. Jika penyimpangan terjadi merupakan penyimpangan kecil tidak perlu melakukan tindakan korrektif. Namun, jika yang terjadi adalah penyimpangan besar, maka harus segera diambil tindakan dan pencegahan supaya tidak terjadi lagi dikemudian hari.

Contoh, target tingkat kecacatan produk pada produksi yang diterima adalah 5%, tetapi yang terjadi adalah tingkat produksinya 10%. Karena sudah melewati batas yang dapat diterima maka perlu penyidikan terhadap penyimpangan tersebut. Jika sudah diketahui penyebabnya maka dilakukan tindakan dengan memperbaikinya supaya tidak terulang dikemudian hari.

(https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-pengendalian-controlling-empat-langkah-pengendalian/)

Tipe system informasi

1. Transaction processing system

System ini menyediakan system untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, menampilkan perubahan atau membatalkan transaksi. Sebagian besar system ini memungkinkan beberapa transaksi berlangsung secara bersamaan. Data yang digunakan biasanya disimpan dalam basis data yang dapat digunakan untuk menghasilkan laporan seperti penagihan, upah, ringkasan inventaris, atau cek register.

2. Office automation system

System ini merupakan kumpulan teknologi komunikasi, computer dan orang untuk melakukan tugas-tugas. System ini menjalankan transaksi dan mendukung aktivitas resmi di setiap tingkat organisasi.

3. Knowledge work system

System khusus yang dibangun untuk mempromosikan penciptaan pengetahuan dan untuk memastikan bahwa pengetahuan dan keterampilan teknis terintegrasi dalam bisnis.

4. Management information system

Dikembangkan secara khusus untuk mendukung fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dari manajer menengah.

5. Decision support system

System pendukung keputusan ini adalah system berbasis computer interaktif yang berfungsi pada tingkat manajemen sebuah organisasi. DSS memproses informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan para manajer.

6. Executive support system

System informasi berbasis computer yang membantu pembuatan keputusan di tingkat atas sebuah organisasi. Keputusan yang diambil dengan executive support system adalah keputusan non-rutin yang mempengaruhi keseluruhan organisasi.

(https://upanastudio.com/blogs/6-tipe-sistem-informasi-serta-contohnya)

Fungsi Bisnis

Semua kegiatan bisnis berfungsi untuk membuat sesuatu yang awalnya kurang bernilai menjadi sesuatu yang bernilai tinggi dan dapat memenuhi kebutuhan masyarakat setelah diolah. Beberapa fungsi bisnis yaitu:

• Form Utility, yaitu fungsi produksi dimana sebuah bisnis menghasilkan suatu barang atau jasa yang dibutuhkan masyarakat.
• Place Utility, yaitu fungsi distribusi dimana sebuah bisnis menyalurkan suatu barang/ jasa ke lokasi terdekat yang bisa dijangkau konsumen.
• Possessive Utility, yaitu fungsi penjualan dalam bisnis.
• Time Utility, yaitu fungsi penyimpanan dan pemasaran dalam bisnis, dimana barang pada saat itu kurang bermanfaat untuk nanti dikeluarkan pada saat barang tersebut lebih bermanfaat.

(https://www.maxmanroe.com/vid/bisnis/pengertian-bisnis.html)